Règlement administratif de

l’Association pour l’amélioration du lac Manitou et de ses environs

Article 1 – Dénomination et siège

L’organisation se nomme l’Association pour l’amélioration du lac Manitou et de ses environs. L’organisation peut employer le sigle AALM dans ses communications.

Le siège de l’Association sera situé dans la province du Québec, à l’adresse qui sera déterminée par le conseil d’administration.

Article 2 – Mission

À sa fondation en 1912, l’Association s’est donné une triple mission :

  • Fournir un véhicule permettant de garantir la pureté de l’eau du lac Manitou et de préserver et de maintenir la qualité de vie des habitants de la région.
  • S’assurer que ses membres sont adéquatement représentés au conseil municipal local et au sein de tout autre organisme communautaire ou gouvernemental, le cas échéant, afin de faire valoir leurs points de vue au besoin.
  • Offrir aux habitants de la région un lieu de rencontre et de discussion au sujet des questions d’intérêt général pour la collectivité.

 Article 3 – Objet

L’Association a pour objet et objectifs : a) le développement communautaire; b) la protection du lac; c) la gestion responsable de l’environnement; d) la défense des intérêts de ses membres; e) le lobbyisme auprès du gouvernement en vue d’atteindre les objectifs fixés.

Article 4 – Adhésion

4.1      MEMBRE ORDINAIRE : toute personne qui possède une ou plusieurs propriétés ou qui a sa résidence principale dans la municipalité d’Ivry-sur-le-Lac peut devenir membre ordinaire de l’Association en contrepartie du paiement d’une cotisation annuelle. Les membres de la famille immédiate des propriétaires (conjoints ou partenaires, enfants) peuvent aussi adhérer à l’Association, mais une seule personne par ménage, désignée dès le départ, aura le droit de vote aux assemblées générales.

4.2      MEMBRE ASSOCIÉ : toute personne qui ne remplit pas les conditions requises pour obtenir le statut de membre ordinaire, mais qui souhaite néanmoins faire partie de l’Association, peut y adhérer à titre de membre associé sans droit de vote, en contrepartie du paiement d’une cotisation annuelle.

4.3      MEMBRE HONORAIRE : de temps à autre, le conseil peut conférer à une personne le titre de membre honoraire pour une durée d’un an renouvelable, sans droit de vote, en reconnaissance des services rendus à l’Association.

4.4      DEMANDE D’ADHÉSION : toute demande d’adhésion doit être soumise par écrit au moyen du formulaire de demande, dans lequel le demandeur accepte de se conformer aux dispositions énoncées dans les statuts et le règlement administratif de l’Association. Le demandeur doit désigner le membre de sa famille qui exercera le droit de vote et ne pourra le modifier par la suite.

4.5      PERTE DE LA QUALITÉ DE MEMBRE : tout membre qui omet de payer la cotisation annuelle perd sa qualité de membre de l’Association. La participation d’un membre à l’Association est non transférable.

4.6      RÉSILIATION DE L’ADHÉSION : le conseil d’administration peut, en vertu du règlement administratif de l’Association, résilier l’adhésion d’un membre.

4.7      OBLIGATIONS DES MEMBRES : les membres de l’Association sont tenus de se conformer aux dispositions énoncées dans les statuts et le règlement administratif.

4.8      RÉINTÉGRATION : toute personne ayant perdu sa qualité de membre pour quelque motif que ce soit peut soumettre une nouvelle demande d’adhésion en suivant la procédure prescrite pour les nouveaux membres.

Article 5 – Administrateurs, dirigeants et comité de direction

5.1      ADMINISTRATEURS : les administrateurs sont responsables devant les membres des activités générales et de la gestion de l’AALM. Ils sont également responsables de la conduite et de la surveillance des affaires de l’Association.

5.2      CONSEIL D’ADMINISTRATION : le conseil d’administration est composé d’au moins huit (8) et d’un maximum de dix-sept (17) administrateurs.

5.2.1   Le président sortant siégera d’office au conseil d’administration.

5.3      DIRIGEANTS : les dirigeants de l’AALM sont le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier.

5.4      COMITÉ DE DIRECTION : le comité de direction est composé des dirigeants de l’AALM. Il se réunit à la demande du président ou du vice-président. Si une quelconque situation perturbe le fonctionnement de l’Association, le comité de direction est autorisé à prendre les mesures nécessaires avec les pleins pouvoirs qu’exercerait le conseil d’administration, à la condition de rendre compte aux administrateurs des propositions adoptées et des mesures mises en œuvre à la réunion suivante du conseil d’administration.

5.5      ADMISSIBILITÉ

Les administrateurs doivent remplir les critères d’admissibilité suivants :

5.5.1   Avoir au moins dix-huit (18) ans. 5.5.2   Être membres en règle de l’Association depuis au moins deux ans avant leur nomination. 5.5.3   Maintenir cette dernière condition pour la durée de leur mandat.

5.6      PROCÉDURES DE NOMINATION ET D’ÉLECTION

5.6.1   Le conseil d’administration doit préparer une liste de candidats aux postes d’administrateurs à pourvoir. Tous les membres de l’Association qui remplissent les critères d’admissibilité peuvent être inscrits à la liste des candidats. Un appel aux volontaires est lancé au moins un mois avant l’assemblée générale annuelle. Tout membre qui se porte candidat au poste d’administrateur doit le signifier au conseil avant la date de l’assemblée générale annuelle.

5.6.2   Les élections se tiennent sous la conduite du président, comme l’indique l’article 5.3. Si tous les postes de dirigeants font l’objet d’élections, l’un des administrateurs qui reste en poste assure la conduite des élections.

5.6.3   Si le nombre total de personnes nommées à un poste d’administrateur excède dix-sept (17), la composition du conseil d’administration sera déterminée à l’issue d’un scrutin secret.

5.7      ÉLECTIONS ET MANDATS

5.7.1   Les administrateurs de l’Association sont élus à l’assemblée générale annuelle.

5.7.2   Les administrateurs sont élus pour un mandat de deux (2) ans.

5.7.3   Les administrateurs peuvent être élus pour plusieurs mandats consécutifs.

5.7.4   Les dirigeants sont élus pour un mandat de deux (2) ans.

5.7.5   Les dirigeants peuvent être élus pour plusieurs mandats consécutifs.

5.7.6   Les dirigeants sont élus suivant l’ordre indiqué à l’article 5.3.

5.7.7   Les dirigeants sont élus par vote majoritaire du conseil d’administration.

5.7.8   Le conseil d’administration doit se réunir immédiatement après l’assemblée générale annuelle en vue d’élire les dirigeants.

5.8      POSTES VACANTS

5.8.1   Si le poste de président devient vacant, le vice-président assumera la fonction de président pour la durée restante du mandat de la personne qu’il remplace.

5.8.2   Si le vice-président assume la fonction de président, le conseil d’administration nommera un dirigeant ou un administrateur au poste de vice-président.

5.8.3   Si les postes de secrétaire ou de trésorier deviennent vacants, le conseil d’administration élit un administrateur pour remplir cette fonction.

5.8.4   Si un poste d’administrateur devient vacant, celui-ci ne sera pourvu que si les dispositions énoncées à l’article 5.2 l’exigent.

5.8.5   Le conseil d’administration sollicite les candidatures des membres en règle intéressés par un poste d’administrateur. Le nombre requis d’administrateurs sera sélectionné parmi les candidats à l’issue du vote du conseil d’administration.

5.8.6   Les administrateurs sélectionnés en vertu de l’article 5.8.5 siègent jusqu’à l’assemblée générale annuelle suivante, à l’occasion de laquelle leurs postes feront l’objet d’un scrutin afin d’être pourvus pour la durée restante du mandat.

Article 6 – Fonctions des dirigeants et des administrateurs

6.1      LE PRÉSIDENT :

a)         préside toutes les réunions du comité de direction et du conseil d’administration, ainsi que les assemblées générales;

b)         représente, en personne ou par l’intermédiaire d’un délégué, l’AALM auprès du public et dans le cadre des réunions et réceptions de tiers organismes;

c)         signe ou autorise une tierce personne à signer en son nom toute la correspondance officielle de l’Association;

d)         détient le pouvoir de cosignature des chèques;

e)         est membre d’office de tous les comités.

6.2      LE VICE-PRESIDENT :

a)         assume les responsabilités du président en son absence; b)         détient le pouvoir de cosignature des chèques; c)         remplit d’autres fonctions qui lui sont déléguées par le président.

6.3      LE SECRÉTAIRE :

a)         prépare et conserve des copies de toute la correspondance de l’Association; b)         détient le pouvoir de cosignature des chèques.

6.3.1   LE SECRÉTAIRE DE SÉANCE :

a)         rédige le procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle, des réunions du conseil d’administration et des réunions du comité de direction.

6.4      LE TRÉSORIER :

a)         tient les livres comptables et consigne les transactions financières de l’Association;

b)         rend compte des activités financières dans le cadre des réunions régulières;

c)         engage les dépenses nécessaires au nom de l’Association, en accord avec les protocoles financiers;

d)         en coopération avec le conseil, prépare un budget annuel pour l’exercice à venir qui sera présenté à l’assemblée générale annuelle;

e)         facilite l’examen annuel des livres comptables et des états financiers de l’Association;

f)          détient le pouvoir de cosignature des chèques.

6.5      LES ADMINISTRATEURS :

a)         assurent la conduite des activités générales de l’Association en conformité avec les statuts et le règlement administratif; b)         autorisent les dirigeants à effectuer des opérations bancaires au nom de l’Association; c)         reçoivent les rapports et les recommandations qui leur sont adressés par les comités permanents et spéciaux, et prennent les mesures nécessaires; d)         exécutent toute autre fonction nécessaire pour la réalisation de la mission et des objectifs de l’Association, qui n’est pas expressément décrite dans les statuts et le règlement administratif.

6.5.1   Le conseil d’administration peut nommer un dirigeant à un ou plusieurs postes de direction, comme l’énonce l’article 6, pour le reste du mandat établi à l’article 5.7.

6.6      DESTITUTION : les membres peuvent, sur une résolution adoptée par au moins les deux tiers des voix dans le cadre d’une assemblée générale de laquelle le vote concernant cette résolution a été inscrit à l’ordre du jour, destituer de ses fonctions un dirigeant ou un administrateur avant l’expiration de son mandat, et peuvent, à la majorité des voix exprimées à l’assemblée, élire à son poste un autre membre éligible jusqu’au terme du mandat.

Article 7 – Comités

7.1      L’Association met sur pied des comités selon ses besoins.

7.2      La composition, les mandats et les responsabilités des comités sont définis et modifiés au besoin par le conseil d’administration.

7.3      Au moins un (1) membre du conseil d’administration, à l’exclusion du président du comité, doit siéger à chaque comité.

7.4      Les comités ont pour unique fonction d’étudier les questions relevant de leur compétence et de soumettre des rapports à l’approbation du conseil d’administration.

Article 8 – Assemblées

8.1      L’assemblée générale annuelle de l’AALM se tient un jour de fin de semaine en juillet ou en août. La date est fixée par le conseil d’administration. L’avis de convocation doit être publié dans le site web de l’Association ou envoyé par courrier électronique à l’adresse la plus récente de chacun des membres, ou par la poste, au plus tard trente (30) jours avant la date de l’assemblée.

8.2      Le conseil d’administration peut en tout temps convoquer une assemblée générale de l’Association.

8.3      Les avis de convocation des assemblées décrites à l’article 8.2 sont communiqués de la même façon que ceux des assemblées générales annuelles.

8.4      Les réunions du comité de direction sont planifiées selon les besoins.

8.5      Le conseil d’administration se réunit selon les besoins.

8.6      Les comités se réunissent selon les besoins. Les dates des réunions sont fixées par les présidents des comités.

8.7      Les membres qui souhaitent inscrire un point à l’ordre du jour d’une réunion doivent en informer le secrétaire ou le président du comité, au plus tard sept (7) jours avant la date de la réunion.

8.8      L’ordre du jour des assemblées est établi par le président ou le vice-président. Les ordres du jour des réunions des comités sont établis par les présidents des comités.

8.9      Les quorums ci-dessous doivent être atteints aux assemblées et aux réunions :

a)         assemblée générale annuelle – dix (10) membres en règle; b)         comité directeur – trois (3) membres; c)         conseil d’administration – deux (2) dirigeants et quatre (4) administrateurs; d)         comités – le président du comité et quatre (4) membres du comité;

e)         les dirigeants ou les administrateurs qui participent par conférence téléphonique comptent aux fins du quorum.

8.10    Le plan de déroulement de l’assemblée générale annuelle doit se présenter comme suit :

  1. Ouverture de la séance
  2. Procès-verbal de l’Assemblée générale de l’année précédente
  3. Points de discussion découlant du procès-verbal de la réunion précédente
  4. Présentation des états financiers de l’exercice précédente
  5. Rapport du Président
  6. Rapports des comités
  7. Rapport sur la sécurité aquatique
  8. Rapport sur la qualité de l’eau
  9. Résumé des activités de la Municipalité par le Maire d’Ivry-sur-le-Lac
  10. Présentations
  11. Élection des administrateurs
  12. Varia
  13. Levée de la séance

8.13    Seuls les membres en règle ont le droit de vote.

8.14    Les votes par procuration ne sont pas admis.

8.15    Les règles de procédure sont celles du Robert's Rules of Order.

Article 9 – Modification des lettres patentes et du règlement administratif

9.1      Les modifications des lettres patentes exigent une majorité des deux tiers des voix des membres présents ayant le droit de vote.

9.2      Les modifications du règlement administratif exigent une majorité des deux tiers des voix des membres présents ayant le droit de vote.

9.3      Les lettres patentes peuvent être modifiées uniquement dans le cadre de l’assemblée générale annuelle.

9.4      Les modifications proposées des lettres patentes doivent être soumises au secrétaire avant le 1er juin de l’année de l’assemblée générale annuelle, en indiquant le nom de la personne qui propose la modification et le nom de la personne qui l’appuie.

9.5      Les modifications des lettres patentes et du règlement administratif doivent être au préalable soumises à l’approbation du conseil d’administration, qui à son tour soumet les modifications approuvées à l’assemblée générale annuelle pour leur ratification.

9.6      Les lettres patentes et le règlement administratif modifiés sont communiqués aux membres de l’Association le plus rapidement possible.

Article 10 – Finances

10.1    Les activités de l’Association ne procurent aucun gain à ses membres, dirigeants ou administrateurs. Tous les actifs de l’Association servent à promouvoir ses objectifs et ne peuvent faire l’objet d’aucune réclamation de la part de ses membres, dirigeants ou administrateurs.

10.2    En cas de dissolution de l’Association, le conseil d’administration désignera à titre de bénéficiaire des actifs restants de l’Association un organisme ayant des intérêts communs avec celle-ci.

10.3    Le conseil d’administration choisit une institution financière pour la prestation de services bancaires à l’Association.

10.4    Les chèques doivent être signés par au moins deux (2) dirigeants ou autres personnes désignées à l’article 5.3.

10.5    L’exercice de l’AALM débute le 1er avril et se termine le 31 mars.

Article 11 – Indemnisation des dirigeants et des administrateurs

11.1    L’AALM peut souscrire une police d’assurance à des fins d’indemnisation de ses dirigeants et administrateurs.

11.2    Aucun dirigeant ni administrateur n’est tenu responsable des actes, des abus, de la négligence ou des manquements d’un autre dirigeant ou administrateur, ou pour y avoir participé pour des raisons de conformité, ni pour toute perte ou dépense subies par l’Association en raison de l’insuffisance ou de la déficience liées à un titre de propriété acquis sur l’ordre du conseil d’administration pour l’Association ou en son nom, ou de l’insuffisance ou de la déficience liées à une valeur mobilière dans laquelle des fonds de l’Association ont été investis, ni pour les pertes ou les dommages résultant de la faillite, de l’insolvabilité ou d’actes illicites d’une personne dépositaire des fonds, des titres ou des effets de l’Association, ni pour toute perte occasionnée par une erreur de jugement ou une omission de sa part, ni pour les pertes, les dommages ou les événements fortuits quels qu’ils soient, survenus dans l’exécution de ses fonctions, ou en lien avec celles-ci, à moins à moins qu’ils ne soient le fait de sa malhonnêteté.

11.3    L’adhésion et la participation à l’Association sont volontaires, et aucun membre ne recevra de rémunération ni d’honoraires pour sa participation aux activités de l’AALM. Le conseil d’administration rembourse les dépenses autorisées des dirigeants, des administrateurs et des membres. Toutes les dépenses effectuées doivent être approuvées au préalable.

Article 12 – Interprétation

12.1    L’interprétation des statuts et du règlement administratif de l’Association sera soumise au besoin au vote majoritaire du conseil d’administration.

12.2    Toute question qui n’est pas expressément traitée dans les statuts et le règlement administratif sera soumise au vote majoritaire du conseil d’administration.

 

Article 13        COTISATIONS À L’AALM

a)    50 $ pour une période d’un (1) an;

b)    25 $ pour les nouveaux membres qui soumettent une première demande d’adhésion.

Article 14        PAIEMENT DES COTISATIONS

a)    Les cotisations doivent être versées à la date de l’assemblée générale annuelle chaque année à laquelle leur renouvellement est dû.

b)    Les cotisations peuvent être payées à l’assemblée générale annuelle.

c)    Les cotisations sont payables en espèces ou par chèque à l’ordre de l’Association pour l’amélioration du lac Manitou, ou encore par l’intermédiaire du site web de l’AALM.

d)    Les cotisations dues ne seront pas calculées au prorata.

Article 15        SANCTIONS

Le conseil d’administration peut, par un vote majoritaire des deux tiers, suspendre ou exclure un membre pour cause de manquement à ses obligations énoncées dans le règlement administratif, autres que celles qui sont énoncées à l’article 4. Une telle mesure doit être ratifiée à l’assemblée générale annuelle suivante.